خمس سنوات من تاريخ موافقة الجامعة على التسجيل للدكتوراه وتمد البعثة عام بعد عام اعتبارا من تاريخ الترشيح أو حسب احتياج العضو للمد للانتهاء من أبحاثة بحيث لا تتعدي خمس سنوات من التسجيل وتنتهي البعثة بانتهاء المدة أو الحصول على درجة الدكتوراه أيهما أقرب تاريخا أو طلب الجامعة إنهاء البعثة لسبب ما .

• موافقة مجلس الجامعة على المد

• .تقرير المشرف يفيد الحاجة الى مد البعثة عاما اخر

• السفر الى الخارج لجمع المادة العلمية

يجوز سفر عضو البعثة الداخلية للخارج لمدة عام وافقط طبقا لقرار اللجنة العليا فى 2002/5/11 وذلك لجمع المادة العلمية اللازمة للدكتوراه .

• ما يفيد تحقيق المستوى اللغوي المطلوب لدولة الايفاد 550 درجة فى التوفيل الدولي ، 7 درجات  ZMP ،  ELTS 1 فى المانيا والـ  L.D DELF بالنسبة لفرنسا

• موافقة الجهة الموفدة والمشرف الرئيسي معتمدة ومختومة

• خطاب حجز من الدولة الأجنبية المرشح العضو للسفر اليها

• استمارات استطلاع رأي الأمن

• الرخصة الدولية للكمبيوتر معتمدة من اليونسكو

• الكشف الطبي الخاص بالعضو من الكمسيون الطبي

• في حالة السفر لأمريكا يقدم الـ  C.V الخاصة باللغتين العربية والانجليزية

• في حالة السفر لالمانيا يقوم العضو باستيفاء استمارة بيانات وكذلك صورة جواز السفر

• يتم تأكيد الحجز الوارد للدارس عن طريق المكتب الثقافي المختص

• يمنح العضو خطابا لوزارة الخارجية لتسهيل حصوله على تأشيرة دخول دولة الإيفاد

• فـور الموافقة على سفر الدارس تبلغ الجهة الموفدة والمكتب الثقافي جيث يتم عرض مذكرة للموافقة على السـفر وكــذلك المصاريف الدراسية أن وجدت

يجوز للدارس استقدام أسرته بعد سفره بثلاثة أشهر وتمنح الزوجة أو الزوج خطابا لتسهيل الحصول على تأشيرة الدخول على أن تقدم صورة من قسيمة الزواج وشهادات ميلاد الأولاد في حالة اصطحاب أطفـال حيث يجوز اصطحاب 2 من الأولد على نفقة البعثات وما زاد يكون على نفقة العضو .

تتم متابعة الدارس في الخارج ( في حالة السفر ) حتي عودته لأرض الوطن وحضورة الى الادارة واستيفاء اسـتمارة العــودة الخاصة ثم استئناف بعثته داخليا للحصول على الدكتوراه في نطاق المدة المقررة ، وهناك بعض الجامعات تقوم بإنهـاء البعثـة الداخلية من تاريخ مناقشة الرسالة والبعض الآخر من تاريخ الحصول على الدرجة .

يجب على العضو اللالتزام بخدمة الجهة الموفدة المدة المنصوص عليها فى قانون البعثات المادة 31 وتحسب على أساس سنتين عن كل سنه قضاها في البعثة وبحد اقصي 7 سنوات لعضو البعثة و5 سنوات لعضو الاجازة الدراسية .

• سبق أن قررت اللجنة التنفيذية للبعثات بجلسة 2004/4/4 الموافقة على انه في حالة اجراء تعديل جوهرى في موضوع الرسالة بالنسبة لعضو البعثة الداخلية أو الاشراف المشترك أن يتم الإبقاء على تاريخ التسجيل الثابت بمذكرة الترشيح ويطبق كمبدأ عام

• سبق أن قررت اللجنة التنفيذية للبعثات بجلستها فى 1996/6/27 اعتبار موافقة الزوج ضمن الحالات التي يجوز فيها اسـقاط فترة من التسجيل .

• كما قررت اللجنة التنفيذية فى 1996/11/30 مبدأ عام بإسقاط فترة رعاية الطفل من مدة البعثة الداخليـة واعتبـارها مــن الاسباب القانونية التي تجيز إسقاط فترة من التسجيل.