2- إدارة رعاية المبعوثين

 تقوم بإعداد المبعوثين لغوياً لحصولهم على المستوى اللغوي المطلوب الذي يؤهلهم للسفر والدراسة وتسهيل حصولهم على المادة العلمية اللازمة لأبحاثهم أثناء دراستهم بالخارج و ذلك بإصدار خطابات للجهات المعنية لتزويدهم بالخرائط وغيره بناء على طلبهم كما تزود المكاتب و المراكز الثقافية بالمادة الترفيهية والعلمية و البرامج الثقافية و الأفلام التسجيلية التي تربطهم بالوطن الأم و ذلك من خلال الأفلام السينمائية و شرائط الفيديو ، كما تزودهم بإمساكية شهر رمضان و الكروت التذكارية التي تحمل الطابع المصري القديم و بعد عودتهم يتم منحهم خطابات لتسهيل حصولهم على شقق سكنية و مساعدتهم في التحاق أبنائهم بالمدارس.

3- إدارة الإشراف المالي الخارجي للبعثات الخارجية والمنح بجميع أنواعها

قبل الموافقة على سفر الدارس يمنح الإشراف المالي خطاب دعم مالي للدارس للحصول على التأشيرة لدولة الإيفاد و فـورحصول الدارسين على الموافقة على سفرهم يتسلم الإشراف المالي ملف الدارس وتتلخص الإجراءات التي تقوم بها فيما يلي منحهم خطابات لشركة مصر للطيران لاستخراج تذاكر سفرهم من مقر الجهة الموفدة إلى مقر الدراسة بالخارج صرف مستحقاتهم قبل السفر على العنوان المدون بطلبهم ، سداد فواتير مصر للطيران ، اتخاذ إجراءات سفر الأسرة بعد سفر العضو بثلاثة أشهر منحهم خطابات الدعم المالى لتسهيل الحصول على التأشيرات و صرف مستحقاتهم بالداخل ، تسوية مستحقات الأعضاء عن فترة وجودهم بالخارج بعد ورود كشف الحساب من المكتب و صرف المستحق لهم أو مطالبتهمبرد ما قد يكون صرف لهم بدون وجه حق ، منحهم شهادات الإعفاء الجمركي و كشف بالأمتعة المصطحبة معهم من .الخارج لاعتماده من إدارة القنصلية بوزارة الخارجية و للتمتع بالإعفاء الجمركي

4- الإشراف المالي للبعثات الداخلية والإشراف المشترك

تبدأ المعاملة المالية لهم اعتباراً من تاريخ موافقة اللجنة التنفيذية على ترشيحهم ولمدة خمس سنوات تبدأ من تاريخ تسجيلهم لدرجة الدكتوراه و يتم صرف جميع مستحقاتهم و بدلاتهم بالداخل و أثناء سفرهم وأسرهم بالخارج يعاملون معاملة عضو البعثة الخارجية بالدولة الموفدين إليها من حيث مرتباتهم وبدلات الأسرة و الكتب و الملابس فيما عدا .استعداد العودة و بعد عودتهم للوطن وورود كشف الحساب الخاص بهم يتم تسوية مستحقاتهم

5- إدارة حسابات البعثات و التمثيل الثقافي

تتلخص أعمالها في:

• قسم المراجعة الداخلية فيما يختص بمراجعة استمارات صرف المبالغ المطلوب استخراج شيكات لها سواء للدارسين او للجهات المختلفة والإدارات العامة التابعة للوحدة الحسابية بالإدارة المركزية للبعثات و التمثيل الثقافي

• قسم مراجعة المرتبات للعاملين أو المنتدبين

• قسم الشطب

• قسم الشيكات

• قسم المراجعة الخارجية الذي تتلخص أعماله في مراجعة وتسجيل كل ما يصرف من الاعتمادات المفتوح عنها حساباتبالمكاتب والمراكز الثقافية بالخارج وذلك طبقاً للوائح والقواعد المنظمة للصرف من كل حساب مع متابعة أرصدة المكاتب بالخارج

6- إدارة المطالبات و القضايا

• قسم المطالبات : يقوم باستلام ملفات السادة الأعضاء المطالبين بالنفقات لامتناعهم عن العودة ومخالفتهم مواد القانون (112) لسنة 59 بالتزامهم بخدمة الجهة الموفدة و يتولى حصر المبالغ المنصرف لهم سواء بالداخل أو الخارج و قيدها بدفاتر الديون و المطلوبات بالحسابات .

• قسم القضايا : يتولى إقامة الدعاوى اللازمة بعد استلام ملفات المطالبين بالنفقات من قسم المطالبات وتحويل الدعاوى إلى الشئون القانونية بالوزارة التي تتولى بدورها إرسالها إلى هيئة قضايا الدولة لمتابعاتها أمام محاكم القضاء الإداري و اتخاذ كافة الإجراءات اللازمة من قبل البعثات.

7- إدارة الشئون الإدارية وشئون العاملين:

: تتلخص في

• قسم التوريدات : ويضم العهدة المستديمة والمستهلكة وسداد كافة المطالبات الخاصة بفواتير التليفونات و الصيانة الدورية للأجهزة و الآلات و قيد الأصناف بالدفاتر وإجراء الإضافة بالمخزن وإعداد كشوف الجرد و التخليص على الطرود الواردة للإدارة.

• قسم حفظ المستندات المالية : ويقوم بحفظ جميع المستندات وإعدادها وترتيبها للفحص بمعرفة الجهاز المركزي للمحاسبات

• قسم حفظ الملفات : لحفظ ملفات السادة الدارسين بعد العودة للوطن 

• قسم ضبط الحضور والانصراف :إعداد كشوف الحضور و الانصراف و كشوف الغياب الخاصة بالسادة العاملين بالإدارة و إبلاغها للوزارة .

• الخدمات المعاونة: تختص بأعمال النظافة اليومية للحجرات وتسليم واستلام المكاتبات والحقائب الواردة من الخارج وتوزيعها على الإدارات المختصة .

• قسم النسخ و التصوير : ويختص بكتابة جميع المكاتبات بالإدارات المختلفة بالبعثات على الكمبيوتر و الآلات الكاتبة وتصوير المستندات المطلوبة على آلات التصوير بالإضافة إلى سويتش الإدارة الذي يقوم بكافة الاتصالات الداخلية والخارجية مع الإدارات الأخرى.

• إدارة المحفوظات ( الأرشيف ): تقوم باستلام و تسليم الحقائب الدبلوماسية الواردة من الخارج والمرسلة للخارج والقيد بالدفاتر وتسليمها للإدارات المختصة وأيضاً لمكتب الخارجية لإرساله للمكاتب الثقافية بالخارج وإرسال الشيكات الخاصة بالإدارة والمكاتبات المرسلة للجهات الأخرى .